Những nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử DN cần biết

5 months ago administrator Comments Off on Những nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử DN cần biết

Tại Nghị định 119/2018 đã nêu rõ những nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các hóa đơn điện tử xăng dầu mới nhất hay hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp muốn triển khai sử dụng tốt nhất đều phải nắm rõ và tuân thủ theo các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định để tránh gặp phải những lỗi, rủi ro không đáng có. Cùng chúng tôi tìm hiểu những nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

Thứ nhất, các đơn vị, tổ chức hay cá nhân đều phải hủy hóa đơn giấy tồn chưa sử dụng hết từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định là kể từ ngày 01/11/2020.

Thứ hai, bên bán hàng hay cung ứng dịch vụ cần phải có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập đúng theo quy định cho bên mua. Ngoài ra, để đảm bảo quyền và lợi ích của cả 2 bên thì trước đó, cả 2 bên cần thống nhất về phương thức gửi và nhận hóa đơn.

sử dụng hóa đơn điện tử

Thứ ba, nếu như hóa đơn điện tử của bên mua đã lập đúng thời hạn quy định nhưng không được gửi đến Cơ quan thuế trong thời hạn quy định thì người phải chịu trách nhiệm là tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thứ tư, hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị sử dụng khi ghi sổ, theo dõi theo quy định. Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định).

Thứ năm, các tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn bằng phương tiện điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động cũng như khả năng ứng dụng, công nghệ của tổ chức đó. Tuy nhiên dù bằng phương pháp gì cũng cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định.

Thứ sáu, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát và thông báo theo Mẫu số 7 Phụ lục Nghị định 119 việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử không có mã > Hóa đơn điện tử có mã miễn phí > Hóa đơn điện tử có mã thông qua các tổ chức, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc của hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế:

– Có khả năng nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

– Có chữ ký số hay không cũng được.

– Các khoản chi mua hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao chụp hóa đơn, tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy có thể thấy, Nghị định 119/2018 đã quy định cụ thể các nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các nguyên tắc này để có thể triển khai sử dụng một cách tốt nhất.

Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những điều kiện gì?

Bãi bỏ một số bảng kê của hồ sơ khai thuế trong thông tư 119/tt-btc

Hóa đơn điện tử là xu hướng chuyển đổi tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số đang bùng nổ như hiện nay, các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải nhanh chóng chuyển đổi để bắt kịp thời đại, đáp ứng những đòi hỏi của người dùng. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng góp phần thúc đẩy năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sớm sẽ mang đến những lợi thế vượt trội cho các doanh nghiệp.