Kinh doanh nhà hàng có nên sử dụng hóa đơn điện tử?
4 years ago administrator 0
Sự ra đời của hàng loạt các chuỗi nhà hàng để phục vụ nhu cầu đang ngày càng nâng cao khiến cho việc quản lý doanh thu, chứng từ hóa đơn cũng theo đó trở nên khó khăn. Đối với quản lý nhà hàng, việc áp dụng hóa đơn điện tử để sử dụng có phù hợp hay không? Nhà hàng quản lý bằng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì? Cách làm hóa đơn điện tử đối với lĩnh vực nhà hàng có dễ dàng? Để giải đáp những thắc mắc trên, mời quý bạn đọc hãy tìm hiểu những thông tin được chia sẻ ngay sau đây.
Với những nhà hàng lớn hoặc vào thời gian cao điểm như ngày lễ, ngày nghỉ, lượng khách hàng được đón tiếp mỗi ngày là rất lớn. Do đó, số lượng hóa đơn được xuất ra hàng ngày cũng là con số khó kiểm soát. Kế toán nhà hàng sẽ phải xử lý số liệu hóa đơn theo phương pháp thủ công khiến tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí.
Nhà hàng khi đó cần xử lý hóa đơn trong các hoạt động như: Tổng hợp thu chi cung ứng dịch vụ, ăn uống của khách hàng; Chi phí cho việc nhập, xuất nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng, từ bộ phận kho; Chi phí mua bán cơ sở vật chất, vật dụng. Ngoài ra, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảo quản và lưu trữ hóa đơn cũng khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn.
Dù cẩn thận đến đâu thì với số lượng lớn hóa đơn như vậy, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Điều này có thể gây thiệt hại cho nhà hàng và gây phiền toái với khách hàng, ảnh hưởng không tốt đến uy tín, sự chuyên nghiệp.
Đối với nhà hàng theo chuỗi, chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau thì việc quản lý lại càng khó khăn. Chỉ cần một hóa đơn có vấn đề, cả hệ thống sẽ bị ảnh hưởng. Chính vì thế, hóa đơn điện tử ra đời chính là giải pháp tối ưu và triệt để cho nhà hàng trong quản lý.
Các chuyên gia không chỉ đơn thuần khuyến khích doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử mà với những tính năng vượt trội, nhà hàng cũng nên áp dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy để giải quyết nhanh chóng, chính xác những vấn đề đang còn khó khăn.
Thay vì hóa đơn viết tay, hóa đơn điện tử xử lý các thao tác theo quy trình được thiết lập trên phần mềm với các bước nhanh gọn theo từng nội dung, giảm thiểu sai sót. Khi có sai sót về thông tin có thể chỉnh sửa ngay lập tức trước khi hoàn thiện. Điều này hoàn toàn vượt trội so với hóa đơn giấy, khi mà chỉ cần sai sót 1 thông tin nào đó là phải viết lại hóa đơn khác.
Tối ưu thời gian còn được thể hiện qua việc gửi hóa đơn đến khách hàng. Khi hoàn thiện xong hóa đơn điện tử, kế toán có thể xuất ngay lập tức cho khách hàng qua email hay những hình thức khác mà khách hàng mong muốn. Đồng thời, hóa đơn cũng sẽ được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống.
Doanh nghiệp hưởng nhiều quyền lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử
Những nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử DN cần biết
Chưa kể đến, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, với một khoản chi phí ban đầu dùng cho việc đăng ký sử dụng phần mềm và các thiết bị truy cập internet thì nhà hàng có thể giảm thiểu được những khoản chi phí không đáng có liên quan đến hóa đơn, tối ưu được chi phí phải bỏ ra.
Nhà hàng sử dụng hóa đơn điện tử giúp dễ dàng quản lý hóa đơn tại các chi nhánh và tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết. Toàn bộ thông tin khách hàng và hóa đơn được bảo mật, tránh sai sót thông tin. Khi cần tìm kiếm thông tin của một hóa đơn bất kỳ cũng có thể thao tác rất nhanh chóng, chỉ cần truy cập vào phần mềm, nhập các thông tin bắt buộc và bấm Tra cứu hóa đơn, kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị ngay lập tức trên màn hình.
